1.1. Introducción
Una buena organización permite mejorar el acceso a la información y ahorrar tiempo.
Todos los dispositivos y sistemas operativos funcionan bajo esta forma de clasificación, a través de directorios:
- Escritorio local de nuestro sistema operativo.
- Almacenamiento en la nube.
- Almacenamiento externo: lápices de memoria (pendrive, tarjetas de memoria de la cámara digital, del móvil, discos externos de almacenamiento, DVD, CD, etc.).
- En el móvil: explorador de archivos.
Es necesario aclarar que, aunque hablemos de archivos o contenidos digitales, no pensamos únicamente en archivos de texto; almacenamos imágenes, vídeos, audios, archivos ejecutables, páginas web, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones…
Aunque la gran mayoría conocemos cómo funciona este método organizativo de los contenidos digitales, las pautas mostradas a continuación para definir un protocolo de ordenación pretenden repasar los puntos que se deben tener en cuenta para que dicha organización sea efectiva, y ahorrar tiempo en los trabajos futuros, facilitando la toma de decisiones y ayudando a recuperar la información de forma rápida y ágil.
Dónde se guardarán los archivos. En local, en la nube, en un almacenamiento externo. Y en cada uno de estos espacios, ¿qué tipo de archivos guardaré? Documentos actuales en la nube, versiones antiguas en el disco externo…
Qué nomenclatura se usará para carpetas y archivos. La gestión eficiente de los archivos almacenados comienza por una adecuada nomenclatura. De ahí que sea recomendable tener en cuenta una serie de criterios a la hora de nombrarlos:
1) Normalizar la denominación de las carpetas: es muy importante ajustar a una norma o un modelo común el nombre que se le va a dar a cada una de las carpetas generales donde guardaremos los archivos relacionados con un determinado tema o actividad.
Por ejemplo, las imágenes utilizadas en una práctica de evaluación continua podrían guardarse en una carpeta llamada «PEC3_Imagenes».
Es importante seguir siempre un mismo patrón establecido, así toda la información estará ordenada de forma coherente y consistente, y evitaremos confusiones. Un mismo patrón de nomenclatura facilita la búsqueda posterior de archivos.
2) Utilizar nombres autoexplicativos, bien definidos y cortos para los archivos y carpetas. Esta recomendación se debe a que, en un momento dado, puedes decidir mover o copiar ese archivo a otro directorio, perdiendo así el contexto de la carpeta en la que se encontraba. Por este motivo, es importante que el nombre del archivo incluya una buena información descriptiva, con independencia de dónde se encuentre almacenado.
3) Caracteres y abreviaturas: es recomendable evitar utilizar acentos, caracteres incompatibles en ciertas plataformas (como la ñ o la ç) o símbolos como ¿ / \ : , . * ” < > [ ] & o $. No se deben usar espacios, se pueden separar las palabras con un guion bajo.
Si se necesita resaltar algún aspecto del nombre, podemos alternar MAYÚSCULAS_minúsculas, en lugar de usar caracteres especiales.
4) Nombres de autores: cuando se desee incluir el nombre del autor del archivo (o cualquier otro nombre propio), se recomienda escribir el apellido (o apellidos) y la inicial del nombre, separando cada uno de ellos por guion bajo. De este modo, los archivos quedarán ordenados alfabéticamente en tu espacio de almacenamiento. Por ejemplo: Garcia_Fernandez_J.doc
5) Orden numérico: cuando se desee incluir una enumeración correlativa en el nombre del archivo, es necesario hacer una estimación previa de los archivos que se van a almacenar; así se conocerán el número de dígitos que se usarán para nombrar dichos archivos.
Por ejemplo, si consideras que podrías llegar a almacenar hasta mil documentos, necesitarás utilizar tres dígitos, desde 000 a 999, incluidos los correspondientes ceros a la izquierda (e. g. 000.jpeg, 001.jpeg, 002.jpeg…). De este modo, tus archivos quedarán ordenados numéricamente.
De igual modo, se pueden usar números al principio del nombre en las carpetas si necesitas que queden ordenadas de una forma concreta: 01. Clientes, 02. Presupuestos…
6) Orden cronológico: cuando la fecha sea una información relevante que se quiera incluir en el nombre del archivo, se puede seguir el formato YYYYMMDD (Year, Month, Day), separando con guion bajo. De este modo, los archivos quedarán ordenados por años, meses y días automáticamente, siguiendo un orden cronológico. Por tanto, un archivo creado el 23 de abril de 2018 podría nombrarse como: 2018_04_23_Informe.doc
7) Control de versiones: en determinadas ocasiones, puede interesarnos conservar las diferentes versiones o borradores utilizados durante la creación de un archivo. En ese caso, se recomienda añadir al final del nombre, antes de la extensión del archivo, los números de versión sucesivos (utilizando dos dígitos, para que los archivos aparezcan ordenados cronológicamente). Por ejemplo: PEC3_v02.doc
Establecer un directorio de carpetas y abreviar rutas de acceso. Muy recomendable usar siempre como raíz una misma carpeta, por ejemplo «Carpeta Personal».
Es recomendable intentar acortar lo máximo posible la ruta de acceso al archivo; para ello, por ejemplo, se pueden eliminar aquellas subcarpetas que no aporten información relevante en la localización de archivos, manteniendo las subcarpetas necesarias para que la información esté lo más accesible y directa posible.
Completar la nomenclatura con colores y/o etiquetas. Los colores e iconos permiten identificar visualmente con mayor rapidez los archivos y las carpetas. Definir el uso de carpetas con colores nos permiten una clasificación extra; por ejemplo, naranja para temas urgentes, verdes para archivos personales u ocio…
Las etiquetas nos ayudan a clasificar por temas generales y para buscar entre distintas carpetas según la misma etiqueta.
Lo que usas a diario a mano. Aquellas carpetas o archivos que se usan cada día, es más cómodo colocarlas a mano, a unos pocos clics, usando, por ejemplo, accesos directos en el escritorio. El resto de los archivos y de la documentación, se pueden almacenar en un baúl digital donde siempre podrás recuperar aquello que necesites.
Revisa, borra y limpia. Aunque los espacios de almacenamiento cada vez son mayores y a un menor coste, es necesario establecer un periodo de revisión, borrado y limpieza de archivos y documentos. Aunque sea simplemente para moverlos del uso diario al baúl digital.
Guarda cada documento digital en su carpeta adecuada desde el inicio. Manteniendo el orden desde el primer día, se evitan reordenaciones que comportan horas extras o búsquedas innecesarias. Solo es necesario dedicarle un minuto a guardar y ordenar en su lugar cada archivo nuevo.