4.2. Recomendaciones
Cómo añadir etiquetas a archivos almacenados en los dispositivos de usuario. En Windows, abrir el «Explorador de archivos», situarse en la pestaña «Vista» y hacer clic en el «Panel de detalles».
Al seleccionar un archivo, en el margen derecho de la ventana del «Explorador de archivos» aparecerá toda la información disponible sobre este.
Es aquí donde se podrán añadir etiquetas al archivo. Hay que tener en cuenta que estas etiquetas han de ser breves pero descriptivas. Cada palabra deberá estar separada por una coma. Una vez que se hayan introducido todas las etiquetas, se debe presionar el botón «Guardar».
Al realizar posteriormente una búsqueda, será posible encontrar el archivo rápidamente y con facilidad.
De forma similar, para añadir etiquetas a un archivo en MacOS, hay que abrir una ventana del «Finder», seleccionar el archivo correspondiente, hacer clic en el botón «Editar etiquetas» y, a continuación, introducir las etiquetas que deseadas.
Cómo visualizar los archivos por etiquetas en vez de por carpetas. Aunque la vista por defecto en un explorador de archivos suele ordenar estos por carpetas, en ocasiones, puede resultar útil que aparezcan categorizados por etiquetas. Para ello, simplemente se deberán seguir estos pasos:
- En Windows, abrir el «Explorador de archivos», situarse en la pestaña «Vista» y simplemente seleccionar la opción «Ordenar por» > «Etiquetas».
- En MacOS, abrir el «Finder», elegir «Visualización» > «Mostrar opciones de visualización» y, a continuación, seleccionar la casilla «Etiquetas».
Cómo añadir etiquetas comunes a un conjunto de imágenes durante la importación. Una operación de etiquetado especialmente útil es la que permite añadir etiquetas comunes a un conjunto de imágenes durante su importación desde un dispositivo externo, como una cámara fotográfica o un smartphone.
Para ello, en el momento en que aparezca la ventana de importación, se deberán introducir todas las etiquetas deseadas, comunes a la totalidad de imágenes que se vayan a importar, para que se apliquen automáticamente a todas ellas.
De este modo, si posteriormente se desea localizarlas, tecleando solo las etiquetas correspondientes, se conseguirá que se muestre todo el conjunto de imágenes en el explorador, independientemente de que se encuentren almacenadas en carpetas diferentes.
Cómo organizar con etiquetas la bandeja de entrada de Gmail. En el correo de Gmail se puede configurar etiquetas para ordenar los mensajes. Estas etiquetas funcionarán como carpetas, con la diferencia de que existe la posibilidad de añadir varias etiquetas a un mismo mensaje. Gmail permite crear, editar y eliminar etiquetas en cualquier momento, así como mover mensajes de unas etiquetas a otras. Por otra parte, si se desean etiquetar varios mensajes de forma simultánea, simplemente habrá que seleccionarlos en la bandeja de entrada y hacer clic en «Etiquetas», marcando la/s etiqueta/s correspondiente/s.
Cómo realizar un buen etiquetado. Raquel Gómez-Díaz, autora de Etiquetar en la web social (Editorial UOC, 2012), proporciona una serie de consejos prácticos para llevar a cabo un buen etiquetado:
- Utilizar términos que se utilizarían para recuperar el archivo que se va a etiquetar, y que lo hacen específico en su campo. Por ejemplo, si un investigador, cuya especialidad es un determinado insecto, etiqueta todos sus documentos únicamente con ese término, no podrá distinguir los distintos estudios realizados. Los términos genéricos sirven para organizar grandes categorías, pero se deben añadir términos específicos para mejorar la recuperación de los documentos.
- Seleccionar los cuatro o cinco términos que mejor describan el contenido del archivo. Puesto que es difícil reunir en un solo término todas las características relativas al contenido de un archivo, es aconsejable utilizar al menos cuatro o cinco términos, aunque unos sean más genéricos que otros.
- Utilizar términos que puedan beneficiar a otros usuarios en sus búsquedas posteriores. Cuando se etiquete un archivo, conviene tener en cuenta que los términos utilizados han de ser lo menos subjetivos posibles, ya que, de no ser ese mismo usuario el que realice las búsquedas posteriores, otros usuarios podrían tener dificultades a la hora de intuir esas etiquetas creadas desde una perspectiva tan personal.
- Revisar las indicaciones del sistema o aplicación en los que se etiqueta, para conocer sus particularidades en cuanto a etiquetado. En este sentido, es muy importante tener en cuenta la forma en que se deben separar las etiquetas, o la manera de introducir términos compuestos, ya que varía según los diferentes sistemas y aplicaciones. Por ejemplo:
- Twitter: escribir la almohadilla (#) y a continuación los términos sin espacios en blanco.
- Youtube: separar las etiquetas mediante espacios en blanco; en el caso de etiquetas de más de una palabra, estas deben ir entrecomilladas.
- Diigo: después de introducir una etiqueta, esté formada por un solo término o por varios, es necesario pulsar «intro» para que considere a esa unidad como una etiqueta.
- Flickr: cada etiqueta se separa de la siguiente mediante un espacio, y si lo que se quiere es utilizar una combinación de varias palabras, hay que entrecomillarlas.
- Mendeley: las etiquetas se separan mediante punto y coma (;).