5.2. Recomendaciones
Las posibilidades que ofrecen las aplicaciones de notas a la hora de gestionar la información son innumerables; se adaptan perfectamente a todo tipo de usuarios y a sus diversas necesidades. Sin embargo, es necesario tener en cuenta una serie de recomendaciones para sacar el máximo partido a este tipo de herramientas.
Clasificación en libretas. Una buena organización de las notas ayudará a localizar con mucha más facilidad un determinado dato guardado previamente. Para ello, las aplicaciones de notas permiten la creación de libretas y sublibretas (semejantes a las carpetas y subcarpetas de un disco duro) para organizar la información por temas o criterios, y en diferentes niveles. Se debe utilizar adecuadamente esta función, haciendo uso de tantas libretas y sublibretas como se necesiten, ya que la mayoría de las aplicaciones de notas no limita esta función.
Etiquetado de notas. Es muy recomendable utilizar etiquetas para clasificar las notas por palabras clave, temas, tipo de documento adjunto, etc. Esto permite encontrar una determinada información con mayor facilidad y más rápidamente.
Información textual en imágenes. Como se ha visto, la clasificación en libretas o el etiquetado facilitan enormemente la búsqueda de información. Sin embargo, el potente buscador que suelen incorporar estas aplicaciones también permite localizar texto contenido en las notas y en los documentos adjuntos, incluso si se trata de imágenes. Esta función será especialmente útil si se desea encontrar una palabra en documentos escaneados, anotaciones manuscritas o en fotografías que se hayan incluido en las notas.
Captura de texto en webs. Una funcionalidad interesante de las aplicaciones de notas son las extensiones o plugins para navegadores, que permiten añadir características adicionales. Entre ellos, uno que puede resultar realmente útil es el que permite realizar capturas de texto de una página web o de un correo electrónico y guardarlo directamente en una nota; luego puede ser leído offline en cualquier momento. También es posible capturar y almacenar diferentes enlaces web que vayamos encontrando al navegar por la Red.
Grabaciones de audio y vídeo. Esta función de las aplicaciones de notas permite grabar en audio o vídeo una explicación, una información o incluso una conferencia, y guardarla en una nota, lo que resulta especialmente útil en un entorno académico.
Libretas compartidas y colaboración en red. Las aplicaciones de notas permiten compartir públicamente cualquier libreta de una cuenta o crear notas y libretas de uso compartido, lo que las hace muy adecuadas para trabajos en grupo en el que los integrantes deban colaborar en línea (añadiendo comentarios, contenido y archivos a la libreta común), o cuando se desee transmitir información a un determinado grupo de usuarios. Este tipo de herramientas también suele tener integrada una función de chat, para facilitar aún más la comunicación entre usuarios.
Recordatorios y planificación. No se debe olvidar que una aplicación de notas puede ser una excelente herramienta de planificación gracias a la función de incluir recordatorios en las notas, mediante los cuales se recibirá un aviso el día y la hora marcados. Los recordatorios permanecerán visibles cuando se accede a la aplicación y se eliminarán una vez que la tarea se haya completado o haya vencido el plazo.
De esta manera, se podría, por ejemplo, gestionar cómodamente la entrega de prácticas en la UOC, creando una libreta denominada «PEC pendientes» y una nota para cada una de esas PEC que incluyese un recordatorio con la fecha de entrega.