1.2. Recomanacions
Ordre compartit: L’ordre és particular i personal, sobretot si és en el nostre àmbit privat. Però si compartim arxius o carpetes amb altres usuaris, cal ser més acurats amb la nomenclatura a usar i la forma de classificar els arxius. És convenient ser ordenat i usar noms clars i significatius. Per exemple, usar rev01, rev02…en cas de revisions d’un mateix document o nombre de versions.
Seguretat: En el nostre protocol d’ordenació d’arxius no pot faltar un protocol de seguretat segons el grau de privadesa de la informació que s’emmagatzema: es poden posar contrasenyes generals per a accedir al dispositiu o bé protegir aquelles carpetes amb la informació més confidencial.
Còpies de seguretat: Per a evitar la pèrdua d’arxius i informació, sempre és convenient fer còpies de seguretat. Cal tenir previst un espai, sia al núvol, en un disc extern, en un DVD, … per a fer la còpia de forma periòdica, i així mantenir fora de perill els nostres arxius importants (documents de text, fulls de càlcul, presentacions, bases de dades, fotografies, arxius de vídeo, etc.) davant incidències de diversos tipus:
- Pèrdua o robatori de l’ordinador o del dispositiu en què estava emmagatzemada la informació.
- Eliminació, per error, de les dades del nostre equip.
- Bloqueig o inutilització del dispositiu a causa d’una errada informàtica.
- Intrusió en el sistema, permetent l’accés a les dades per part de terceres persones.
A l’hora de fer aquesta còpia, és necessari assegurar-se de:
- Guardar les versions actualitzades dels arxius que desitgem preservar, destruint les versions anteriors existents en el cas d’usar el mateix dispositiu d’emmagatzematge (al núvol, en un disc extern…), perquè no hi hagi confusions en el futur.
- Conèixer les possibles opcions per a la còpia de seguretat que ens pugui proporcionar el servei d’emmagatzematge, si fos el cas:
- Còpia incremental: solament es copien els arxius nous.
- Còpia diferencial: únicament es copien els arxius el contingut dels quals hagi estat modificat.
Definir quan, com i on farem les còpies de seguretat ens evitarà pèrdues d’informació.
Per a escollir quin és el millor lloc on fer les còpies, hem de realitzar una anàlisi sobre quins dispositius per a emmagatzemar les backups són més resistents i duradors.