2.4. Recomanacions
Emmagatzemar arxius al núvol no solament permetrà, com ja hem vist, accedir a aquests des de qualsevol lloc i en qualsevol moment, sinó també un augment en la productivitat i menors requeriments d’emmagatzematge en els dispositius.
No obstant això, és necessari tenir en compte una sèrie de recomanacions que resultaran clau a l’hora de gestionar les dades amb eficàcia i seguretat.
Classificar la informació al núvol. Perquè l’espai d’emmagatzematge del núvol presenti una estructura organitzada i eficient, és important seguir una sèrie d’estratègies importants:
- Acordar una estructura comuna: En el cas d’un espai d’emmagatzematge comú a diversos usuaris d’un grup de treball, és recomanable adoptar estructures utilitzades prèviament pel grup o estructures fruit d’un acord conjunt de l’equip.
- Controlar l’accés: Un espai comú d’emmagatzematge al núvol no implica necessàriament una estructura totalment centralitzada, ja que en un equip de treball és molt freqüent que hi hagi parcel·les privades, depenent dels rols de cada membre. Per això, serà necessari controlar i restringir, si escau, l’accés a determinades carpetes i arxius emmagatzemats. Aquest fet, condicionarà l’estructura de l’espai d’emmagatzematge, que presentarà directoris de lliure accés o d’accés restringit. Les diferents plataformes d’emmagatzematge al núvol disposen de mecanismes per a gestionar aquest tipus de permisos.
- Controlar l’estructura de les carpetes: En un espai d’emmagatzematge al núvol, per regla general, es desaconsella una estructura de carpetes de més de quatre nivells, ja que això dificultaria tant la cerca d’arxius com la percepció de l’organització general de l’espai. A més, això podria donar lloc a una ruta d’accés als arxius massa llarga, que no hauria de superar els 255 caràcters.
- Evitar la duplicitat d’arxius: Com a norma general, un arxiu emmagatzemat al núvol hauria de ser solament duplicat si, per les seves característiques o context, interessés tenir-ho inclòs en més d’una carpeta. En qualsevol cas, s’ha de tenir en compte si aquest arxiu és definitiu o encara podria ser modificat, ja que les versions posteriors del mateix hauran de ser incloses simultàniament a totes les carpetes afectades.
- Distingir entre arxius en desenvolupament o ja tancats: És important considerar una estructura que vagi permetent classificar els arxius entre els que estan sent utilitzats en el present i aquells que ja han estat tancats o que no es preveu que precisin ser actualitzats. En aquest sentit, és recomanable crear subcarpetes referides a períodes de temps (p. ex. «2018-01», «2018-02», …), que contindran arxius creats o utilitzats en aquest període però que ja no sofriran canvis futurs.
Fer còpies de seguretat. No s’hauria de desaprofitar una de les grans utilitats que proporciona l’emmagatzematge al núvol: les còpies de seguretat. És essencial fer-les periòdicament per a mantenir fora de perill els arxius importants.
Configurar permisos. S’ha de realitzar una configuració correcta dels permisos en el compte d’usuari, ja que això permetrà establir adequadament quin tipus de documentació emmagatzemada al núvol es desitja compartir, sia públicament o solament amb determinats usuaris, i quin es desitja mantenir en l’àmbit privat de l’espai d’emmagatzematge remot. A més, també és important decidir si alguns dels arxius amb informació més delicada s’haurien d’allotjar al núvol (exposats potencialment a un atac o a fugides d’informació per part del proveïdor del servei) o romandre únicament emmagatzemats en un disc local.
Controlar la capacitat d’emmagatzematge. En el cas de carpetes compartides amb un o més usuaris, és necessari tenir en compte no solament la capacitat d’emmagatzematge del compte propi, sinó també la dels altres usuaris amb els quals es comparteix la carpeta. Per a això, és recomanable revisar cada cert temps la grandària dels arxius compartits i avisar amb antelació sobre la inclusió de nous arxius molt pesats que puguin esgotar la capacitat d’emmagatzematge dels comptes d’altres usuaris.