1.1. Introducció
Una bona organització permet millorar l’accés a la informació i estalviar temps.
L’organització dels arxius i la seva classificació en carpetes (folder, en anglès) és l’estratègia principal d’organització de la informació digital. És el pilar més bàsic per a aconseguir un accés posterior, ràpid i senzill, a la informació emmagatzemada.
Tots els dispositius i sistemes operatius funcionen amb aquesta forma de classificació, mitjançant directoris:
- Escriptori local del nostre sistema operatiu
- Emmagatzematge al núvol
- Emmagatzematge extern: llapis de memòria (pendrive, targetes de memòria de la càmera digital, del mòbil, discos externs d’emmagatzematge, DVD, CD, etc.)
- Explorador d’arxius al mòbil
Cal aclarir que encara que parlem d’arxius o continguts digitals no pensem únicament en arxius de text; emmagatzemem imatges, vídeos, àudios, arxius executables, pàgines web, fulls de càlcul, bases de dades, presentacions…
Malgrat que la gran majoria coneixem com funciona aquest mètode organitzatiu dels continguts digitals, les pautes que us mostrem a continuació per a definir un protocol d’ordenació, pretenen repassar els punts que s’han de tenir en compte perquè aquesta organització sigui efectiva i estalviar temps en els treballs futurs, facilitant la presa de decisions i ajudant a recuperar la informació de forma ràpida i àgil.
On es guardaran els arxius. Al disc dur local, al núvol, en un magatzem extern, … I quins tipus d’arxius guardaré a cadascun d’aquests espais? Documents actuals al núvol, versions antigues en un disc extern…
Quina nomenclatura s’usarà per a carpetes i arxius. La gestió eficient dels arxius emmagatzemats comença per una nomenclatura adequada. Per aquest motiu és recomanable tenir en compte una sèrie de criteris a l’hora de nomenar-los:
1) Normalitzar la denominació de les carpetes: És molt important ajustar a una norma o model comú el nom que es donarà a cadascuna de les carpetes generals en què guardarem els arxius relacionats amb un determinat tema o activitat.
Per exemple, les imatges utilitzades en una pràctica d’avaluació contínua es podrien guardar en una carpeta anomenada «PAC3_Imatges».
És important sempre seguir un mateix patró establert, així tota la informació estarà ordenada de forma coherent i consistent, evitant confusions. Un mateix patró de nomenclatura facilita la cerca posterior d’arxius.
2) Utilitzar noms autoexplicatius, ben definits i curts per als arxius i carpetes. Aquesta recomanació es deu al fet que, en un moment donat, pots decidir moure o copiar aquest arxiu en un altre directori, perdent així el context de la carpeta en què estava. Per aquest motiu, és important que el nom de l’arxiu inclogui una bona informació descriptiva, amb independència d’on estigui emmagatzemat.
3) Caràcters i abreviatures: és recomanable evitar utilitzar accents, caràcters incompatibles en certes plataformes (com ara l’ñ o la ç) o símbols com / \ : , . * ” < > [ ] & o $. No s’han d’usar espais, es poden separar les paraules amb un guió baix.
Si necessitem destacar algun aspecte del nom, podem alternar MAJÚSCULES_minúscules en lloc d’usar caràcters especials.
4) Noms d’autors: Quan es desitgi incloure el nom de l’autor de l’arxiu (o qualsevol altre nom propi), es recomana escriure el cognom (o cognoms) i la inicial del nom, separant cadascun d’aquests amb un guió baix. D’aquesta manera, els arxius quedaran ordenats alfabèticament al teu espai d’emmagatzematge. Per exemple: Garcia_Fernandez_J.doc
5) Ordre numèric: Quan es desitgi incloure una enumeració correlativa en el nom de l’arxiu, és necessari fer una estimació prèvia dels arxius que s’emmagatzemaran, coneixent així el nombre de dígits que s’usaran per a nomenar aquests arxius.
Per exemple, si consideres que podries arribar a emmagatzemar fins a mil documents, necessitaràs utilitzar tres dígits, des de 000 a 999, incloent els corresponents zeros a l’esquerra (p. ex. 000.jpeg, 001.jpeg, 002.jpeg, …). D’aquesta manera, els teus arxius quedaran ordenats numèricament.
D’igual manera, es poden usar nombres al principi del nom de les carpetes si necessites que quedin ordenades d’una forma concreta: 01. Clients, 02. Pressupostos…
6) Ordre cronològic: Quan la data sigui una informació rellevant que es vulgui incloure en el nom de l’arxiu, es pot seguir el format YYYYMMDD (Year, Month, Day) separant amb un guió baix. D’aquesta manera, els arxius seran automàticament ordenats per anys, mesos i dies, seguint un ordre cronològic. Per tant, un arxiu creat el 23 d’abril de 2018 es podria anomenar 2018_04_23_Informe.doc
7) Control de versions: En determinades ocasions, ens pot interessar conservar les diferents versions o esborranys utilitzats durant la creació d’un arxiu. En aquest cas, es recomana afegir al final del nom, abans de l’extensió de l’arxiu, els nombres successius de la versió (utilitzant dos dígits, perquè els arxius apareguin ordenats cronològicament). Per exemple: PAC3_v02.doc
Establir un directori de carpetes i abreujar les rutes d’accés. És molt recomanable usar sempre com a arrel una mateixa carpeta, per exemple «Carpeta personal».
És aconsellable intentar escurçar, al màxim possible, la ruta d’accés a l’arxiu i per a això, per exemple, es poden eliminar aquelles subcarpetes que no aportin informació rellevant per a la localització dels arxius, mantenint les subcarpetes necessàries perquè la informació sigui el més accessible i directa possible.
Completar la nomenclatura amb colors o etiquetes. Els colors i les icones permeten identificar visualment amb una major rapidesa els arxius i les carpetes. Definir l’ús de les carpetes amb colors ens permet una classificació extra, per exemple taronja per a temes urgents, verds per a arxius personals o oci…
Les etiquetes ens ajuden a classificar per temes generals i a buscar entre diferents carpetes segons la mateixa etiqueta.
El que uses diàriament a mà. Aquelles carpetes o arxius que s’usen cada dia, és més còmode col·locar-les a mà, a uns pocs clics, usant, per exemple, accessos directes a l’escriptori. La resta d’arxius i documentació es poden emmagatzemar en un bagul digital en què sempre podràs recuperar allò que necessitis.
Revisa, esborra i neteja. Encara que els espais d’emmagatzematge cada vegada són majors i amb un cost menor, és necessari establir un període de revisió, eliminació i neteja d’arxius i documents, encara que sigui simplement per a moure’ls de l’ús diari al bagul digital.
Guarda cada document digital a la seva carpeta adequada des de l’inici. Mantenint l’ordre des del primer dia, evitarem reordenacions que comporten hores extres o cerques innecessàries. Solament és necessari dedicar un minut a guardar i ordenar cada arxiu nou al seu lloc.