1.2. Recomendaciones
Orden compartido: el orden es particular y personal, sobre todo si es en nuestro ámbito privado. Pero si se comparten archivos y/o carpetas con otros usuarios hay que ser más cuidadosos con la nomenclatura usada y con la forma de clasificar los archivos. Es conveniente ser ordenado y usar nombres claros y significativos. Por ejemplo, usar rev01, rev02…, en caso de revisiones de un mismo documento o número de versiones.
Seguridad: en nuestro protocolo de ordenación de archivos, no puede faltar un protocolo de seguridad según el grado de privacidad de la información que se almacena; se pueden poner contraseñas generales para acceder al dispositivo, o bien proteger aquellas carpetas con la información más confidencial.
Copias de seguridad: para evitar la pérdida de archivos e información, es conveniente realizar siempre copias de seguridad. Hay que tener previsto un espacio; ya sea en la nube, en un disco externo, en un DVD; para realizar la copia de forma periódica, y así mantener a salvo nuestros archivos importantes (documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos, fotografías, archivos de vídeo, etc.) ante incidencias de diversos tipos:
- Pérdida o robo del ordenador o del dispositivo donde estaba almacenada la información.
- Borrado, por error, de datos en nuestro equipo.
- Bloqueo o inutilización del dispositivo a causa de un fallo informático.
- Intrusión en el sistema, permitiendo el acceso a los datos por parte de terceras personas.
A la hora de realizar esta copia, es necesario asegurarse de:
- Guardar las versiones actualizadas de los archivos que deseamos preservar, y destruir las versiones anteriores existentes en el caso de usar el mismo dispositivo de almacenamiento (en la nube, en un disco externo…), para que no haya lugar a confusión en el futuro.
- Conocer las posibles opciones de copia de seguridad que nos pueda proporcionar el servicio de almacenamiento, si fuese el caso:
- Copia incremental: se copian solo los archivos nuevos.
- Copia diferencial: se copian únicamente los archivos cuyo contenido haya sido modificado.
Definir cuándo, cómo y dónde realizaremos copias de seguridad nos evitará pérdidas de información.
Para escoger cuál es el mejor lugar donde realizar las copias, debemos analizar qué dispositivos para almacenar backups son más resistentes y duraderos.