2.4. Recomendaciones
Almacenar archivos en la nube no solo permitirá, como ya hemos visto, acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier instante, sino también un aumento en la productividad y menores requerimientos de almacenamiento en los dispositivos.
Sin embargo, es necesario tener en cuenta una serie de recomendaciones que resultarán clave a la hora de gestionar con eficacia y seguridad los datos.
Clasificar la información en la nube. Para que el espacio de almacenamiento en la nube presente una estructura organizada y eficiente, es importante seguir una serie de estrategias importantes:
- Acordar una estructura común: en el caso de un espacio de almacenamiento común a varios usuarios de un grupo de trabajo, es recomendable adoptar estructuras utilizadas previamente por el grupo o estructuras fruto de un acuerdo conjunto del equipo.
- Controlar el acceso: un espacio común de almacenamiento en la nube no implica necesariamente una estructura totalmente centralizada, ya que en un equipo de trabajo es muy frecuente que existan parcelas privadas, en función de los roles de cada miembro. Por ello será necesario controlar y restringir, si fuera preciso, el acceso a determinadas carpetas y archivos almacenados. Este hecho condicionará la estructura del espacio de almacenamiento, que presentará directorios de libre acceso o de acceso restringido. Las diferentes plataformas de almacenamiento en la nube disponen de mecanismos para gestionar este tipo de permisos.
- Controlar la estructura de carpetas: en un espacio de almacenamiento en la nube, por regla general, se desaconseja una estructura de carpetas de más de cuatro niveles, ya que ello dificultaría tanto la búsqueda de archivos como la percepción de la organización general del espacio. Además, esto podría dar lugar a una ruta de acceso a los archivos demasiado larga, que no debería superar los 255 caracteres.
- Evitar la duplicidad de archivos: como norma general, un archivo almacenado en la nube debería ser solo duplicado si, por sus características o contexto, interesase tenerlo incluido en más de una carpeta. En cualquier caso, se debe tener en cuenta si ese archivo es definitivo o podría ser todavía modificado, ya que sus posteriores versiones deberán ser incluidas simultáneamente en todas las carpetas afectadas.
- Distinguir entre archivos en desarrollo o ya cerrados: es importante considerar una estructura que vaya permitiendo clasificar entre archivos que están siendo utilizados en el presente y aquellos que ya han sido cerrados o que no se prevé que precisen ser actualizados. En este sentido, es recomendable crear subcarpetas referidas a periodos de tiempo (e. g. «2018-01», «2018-02»…), que contendrán archivos creados o utilizados en ese periodo, pero que ya no sufrirán cambios futuros.
Realizar copias de seguridad. No se debería desaprovechar una de las grandes utilidades que proporciona el almacenamiento en la nube: las copias de seguridad. Es esencial realizarlas periódicamente para mantener a salvo los archivos importantes.
Configurar permisos. Se debe realizar una correcta configuración de los permisos en la cuenta de usuario, ya que esto permitirá establecer adecuadamente qué tipo de documentación almacenada en la nube se desea compartir, bien públicamente o solo con determinados usuarios, y cuál se desea mantener en el ámbito privado del espacio de almacenamiento remoto. Además, es importante decidir también si algunos de los archivos con información más delicada deberían ser alojados en la nube (expuestos potencialmente a un ataque o a fugas de información por parte del proveedor del servicio) o permanecer únicamente almacenados en un disco local.
Controlar la capacidad de almacenamiento. En el caso de carpetas compartidas con uno o más usuarios, es necesario tener en cuenta no solo la capacidad de almacenamiento de la cuenta propia, sino también la de los otros usuarios con los que se comparte la carpeta. Para ello, es recomendable revisar cada cierto tiempo el tamaño de los archivos compartidos y avisar con antelación sobre la inclusión de nuevos archivos demasiado pesados que pudieran agotar la capacidad de almacenamiento en las cuentas de otros usuarios.